Auslieferung unserer fertigen Produkte an die Patienten

01.03.2019
Unsere Mitarbeiter

Die Patienten werden über eine äußerst komplexe Lieferkette mit unseren Produkten versorgt. Bei Fehlern könnten hier potenziell Leben gefährdet sein. Zum Schutz der Patienten vor unsicheren Medikamenten darf es in der Arzneimittellieferkette kein schwaches Glied geben, darin sind sich die Aufsichtsbehörden einig. Damit unsere Patienten ihre Octapharma-Produkte stets in der bestmöglichen Qualität erhalten, legen wir größten Wert auf die Grundsätze der guten Vertriebspraxis (Good Distribution Practice – GDP).

Der Transport biologischer Produkte ist keine einfache Aufgabe. Sämtliche Versandoptionen und -routen werden analysiert und auf Risiken bewertet. Da jede unserer Produktsendungen äußerst empfindlich auf potenzielle Temperaturschwankungen reagieren kann, sind wir immer auf der Suche nach den nachhaltigsten Verpackungsmaterialien und wählen konsequent die zuverlässigste Transportoption aus.

Octapharma sorgt dafür, dass alle Plasmaprodukte stets sicher und in bester Qualität am Zielort eintreffen. Für uns spielt es dabei keine Rolle, ob es sich um eine kleine Lieferung mit einigen wenigen Ampullen oder um einen Großversand von zehn oder mehr Paletten handelt. Jede Sendung wird sorgsam verpackt und die Verpackung auf die während des Transports zu erwartenden Temperaturen abgestimmt.

Wenn wir beispielsweise unsere Produkte im Winter von Europa über den Nahen Osten zum Zielort versenden, so ist uns klar, dass die Transportmethode für die winterlichen Temperaturen in Wien ebenso geeignet sein muss wie für das sommerliche Wetter am Zielort mit Temperaturen von bis zu 40 °C und mehr. Für diese Fälle nutzen wir aktiv und passiv temperaturgeführte Container. Diese sorgen für stabile Temperaturen während des Transports. Außerdem schützen wir unsere Produkte auf die verschiedensten Arten mit Thermofolie. Entscheidend ist jedoch, dass die Transportkette und die Ausrüstung gut zusammenpassen. Um dies zu gewährleisten, arbeiten Kollegen aus verschiedenen Abteilungen eng zusammen.

Octapharma verfügt darüber hinaus über ein umfassendes globales Partnernetzwerk. Unsere Lieferanten tragen wesentlich zu unserem Erfolg bei. Die von uns dabei erwarteten Qualitätsstandards sind in internen Richtlinien und in den GDP-Richtlinien festgelegt.

Customer Service Manager in der zentralen Abteilung Kundenservice
Koordination ist alles

Das Management der globalen Lieferketten erfordert die Fähigkeiten eines Schachgroßmeisters. Jeder Zug muss strategisch geplant werden. Dabei muss man aber ständig auch auf das Unerwartete vorbereitet und gleichzeitig fest entschlossen sein, die Produkte sicher an ihren Zielort zu bringen.

Der Erfolg unserer Logistikabläufe und die sichere Auslieferung einer Sendung basieren nicht zuletzt auf umfassender Planung und Vorbereitung. ,,Grünes Licht“ für die Freigabe einer Sendung aber gibt letztlich unser Kundenserviceteam.

,,Sorgsame Analyse, partnerschaftliche Zusammenarbeit und Timing sind die maßgeblichen Faktoren für die sichere Auslieferung der Produkte an die Patienten. Deshalb ist es auch so wichtig, dass die Mitarbeiter der Abteilungen für Geschäftsplanung und Vergabe, Verpackung, Materialverwaltung und Lieferkette, Bewertung und Freigabe sowie Export vollumfänglich in den Prozess eingebunden sind. Es handelt sich um eine enge und sehr intensive Zusammenarbeit, bei der jeder sein spezifisches Fachwissen einbringt“, so Rute Martins, Customer Service Manager in der zentralen Abteilung Kundenservice.

Die in der Schweizer Hauptverwaltung von Octapharma in Lachen angesiedelte Abteilung ist Teil der Corporate Supply Chain Unit und zentrale Anlaufstelle der von den lokalen Vertriebsteams vertretenen Kunden. Das Team besteht aus acht Mitarbeitern und dient als Schnittstelle zwischen allen Abteilungen, die am Bestellvorgang beteiligt sind und mit den Kunden interagieren. Rute Martins und ihr Team bearbeiten sämtliche Aufträge für unsere Produkte und auch andere Anfragen aus 115 Ländern weltweit. Dies ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe und das Team muss dafür sorgen, dass alle Anforderungen vom ersten bis zum letzten Schritt erfüllt werden.

Rute und ihr Team bearbeiten die Aufträge für fertige Produkte sowie andere Anfragen aus 115 Ländern weltweit.

Schritt für Schritt
Das Kundenserviceteam kontrolliert deshalb konsequent jeden einzelnen Prozessschritt, vom Auftragseingang über die Bereitstellung, Verpackung und Freigabe der Charge bis zur Zahlungsbestätigung und dem Kundenversand.

Alle Schritte in der Lieferkette sind miteinander verbunden. Damit unsere Patienten ihre Octapharma-Produkte rechtzeitig und in höchster Qualität erhalten, müssen alle Beteiligten ihre Aufgaben tagtäglich bestmöglich erfüllen. Das Kundenserviceteam erteilt daher der Exportabteilung die Freigabe für den Kundenversand erst, nachdem alle der vorgenannten Schritte abgeschlossen und bestätigt sind. ,,Jedes einzelne Mitglied der beteiligten Teams weiß ganz genau, wie wichtig es ist, dass wir termingerecht liefern. Deshalb arbeiten wir Hand in Hand und tragen nach Kräften dazu bei, unsere wichtige und anspruchsvolle Mission zu erfüllen: Wir helfen hunderttausenden von Patienten weltweit, ihre Lebensqualität zu verbessern“, ergänzt Rute Martins.

Octapharma legt größten Wert auf eine erfolgreiche Lieferkettenstrategie.

An erster Stelle stehen daher für uns – heute und in der Zukunft – Prozesssicherheit und -zuverlässigkeit, aber natürlich auch die Verbesserung der Servicequalität, insbesondere für die Menschen, die tagtäglich im Zentrum unserer Bemühungen stehen: unsere Patienten.

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